Parce qu’en recrutement, chaque instant compte pour atteindre vos objectifs de manière efficace et efficiente, les métriques clés comme le “time to fill” et le “time to hire” sont essentielles pour évaluer l’efficacité du processus.
Dans cet article, nous examinerons de près ces deux mesures cruciales et nous partagerons cinq conseils pour réduire le “time to fill”, afin d’optimiser votre processus de recrutement.
Qu'est-ce que le “Time to Fill” ?
Le Time to Fill est un indicateur qui mesure le nombre de jour nécessaire pour pourvoir un poste, depuis la demande d’emploi jusqu’à son occupation effective. Cette mesure vous aide à avoir une meilleure compréhension de la rapidité et de la qualité de votre processus de recrutement et de l’expérience du candidat.
Quels paramètres prendre en compte pour calculer le "Time to Fill" ?
Le “Time to Fill” représente le nombre de jours calendaires (hors week-end et jours fériés) qui s’écoulent avant que votre entreprise ne pourvoie un poste. Pour compter ces jours, définissez d’abord la période que vous allez mesurer. Par exemple, votre point de départ pourrait être le moment suivant :
- Un responsable du recrutement soumet une offre d’emploi pour approbation.
- Les RH ou la direction financière approuvent une offre d’emploi.
- Un recruteur publie une offre d’emploi.
La fin de votre “Time to Fill” est généralement le jour où un candidat accepte votre offre d’emploi. Choisissez ce qui est le plus logique pour votre entreprise, mais assurez-vous que vous comptez le “time to fill” de manière cohérente pour tous les postes et toutes les équipes.
Comment calculer la moyenne de vos "Time to Fill" ?
Pour calculer le délai moyen du “time to fill” pour votre service ou votre entreprise, additionnez tous les nombres de jours qui s’écoulent avant que votre entreprise ne pourvoie un poste pour une période donnée (mensuelle, annuelle, etc.). Divisez ensuite cette somme par le nombre de postes.
Voici une formule qui vous aidera à mettre les choses en perspective :
Temps moyen de pourvoi (trimestriel) = Temps de pourvoi 1 + temps de pourvoi 2 + temps de pourvoi 3 / Nombre total de postes pourvus au cours du trimestre.
Ce calcul peut également vous aider à comprendre comment le délai de pourvoi diffère selon les types de rôles, les niveaux de rôles, les départements, les secteurs d’activité et d’autres variables.
Si vous avez des postes qui sont toujours ouverts (par exemple pour des vendeurs débutants), ne les incluez pas dans vos calculs du “time to fill”. Ces postes gonfleraient considérablement votre délai moyen de pourvoi sans pour autant refléter l’efficacité de votre processus de recrutement.
Quel est le délai standard du "Time to Fill ?
Le délai moyen est de 42 jours, selon Industry Today. Toutefois, comme nous l’avons déjà mentionné, le délai moyen varie en fonction du secteur d’activité et du niveau d’expérience de l’employé que vous cherchez à recruter. Par exemple, le délai moyen de recrutement est beaucoup plus long pour un poste de cadre supérieur dans le secteur des technologies que pour un nouvel employé débutant dans le secteur de la santé.
Qu'est-ce que le “Time to Hire”?
Le “time to hire” représente la période entre la mise en ligne d’une offre d’emploi et l’acceptation de l’offre par le candidat sélectionné. Il comprend l’ensemble des étapes du processus de recrutement, de la diffusion de l’annonce à la décision finale. Cet indicateur est essentiel pour évaluer l’efficacité des différentes phases de sélection et la rapidité des prises de décision.
Comment calculer la moyenne du “Time to Hire” ?
Pour calculer le “time to hire” de votre entreprise, calculez le nombre de jours entre la date à laquelle le candidat a envoyé son CV et la date à laquelle il a accepté le poste. Additionnez ensuite le nombre de jours nécessaires à l’embauche de chaque candidat et divisez le total par le nombre d’embauches.
Par exemple, si Candidat A a soumis sa candidature le 1er février et a accepté le poste le 21 février, le délai d’embauche de Candidat A est de 21 jours. Supposons que le délai d’embauche d’un autre candidat soit de 19 jours. Dans ce cas, 21 + 19 = 40. 40 2 = 20, ce qui donne un délai moyen d’embauche de 20 jours.
Quel est le délai standard du “Time to Hire” ?
Le “Time to Hire” varie d’un secteur à l’autre. Par exemple, dans les secteurs de l’ingénierie et de la technologie, le délai d’embauche peut souvent atteindre près de 50 jours. En revanche, le délai moyen global d’embauche est de 24 jours.
Un délai d’embauche court est le signe d’un processus de recrutement efficace, depuis la réception de la première candidature jusqu’à la signature du contrat. Les entreprises sont ainsi en mesure d’embaucher les meilleurs candidats dès qu’ils se présentent.
Comment utiliser les mesures du “Time to Fill” et du “Time to Hire” pour améliorer les pratiques d'embauche ?
Déterminer le nombre de jours que prend chaque étape du processus de recrutement est une mine d’or pour réfléchir à des pratiques de recrutement plus efficaces, sans sacrifier la qualité et les garanties nécessaires à l’intégration du nouveau personnel.
L’analyse des chiffres et la comparaison de vos mesures avec celles de vos concurrents peuvent révéler les changements vitaux que votre entreprise doit opérer. Vous trouverez ci-dessous les trois principales façons d’utiliser ces indicateurs de recrutement pour améliorer vos pratiques d’embauche.
7 conseils pour améliorer le Time to Fill et le Time to Hire
1. Décomposez votre processus de recrutement.
Mesurez le temps nécessaire pour faire passer les candidats d’une étape à l’autre. Vous pourrez ainsi déterminer si votre équipe de recrutement passe trop de temps sur une phase particulière.
2. Calculez le temps nécessaire à l'embauche par équipe.
Si une équipe en particulier fait grimper le délai moyen d’embauche, parlez-en au responsable de l’embauche pour en découvrir la cause.
3. Formez les équipes d'embauche.
Les recruteurs et les gestionnaires d’embauche bénéficient tous deux d’une formation aux entretiens, qui peut les aider à repérer plus rapidement les meilleurs candidats pour un poste.
4. Utilisez des modèles.
Communiquez avec les candidats en élaborant des courriels efficaces à l’aide de modèles personnalisés. Cela peut réduire le temps que vous passez à planifier les entretiens et à répondre aux questions, ainsi que le temps nécessaire pour pourvoir le poste.
5. Sourcez activement.
Tendez la main aux candidats passifs et entrez en contact avec eux. Même si vous n’avez pas de poste à pourvoir dans l’immédiat, posez les bases d’une relation solide afin de pouvoir les contacter à l’avenir.
6. Examinez attentivement votre délai de recrutement.
Votre délai de recrutement comporte plusieurs étapes : le temps de l’entretien, le temps écoulé entre la candidature et l’entretien téléphonique, et bien d’autres encore. Déterminez l’étape qui prend trop de temps et réfléchissez à la manière de l’améliorer.
